Erste Schritte der Hochzeitsplanung

Die Zeit um Weihnachten und Silvester ist Verlobungs-Hochsaison. Hochzeitsdienstleister merken das an den massenhaften Anfragen im Frühjahr. Doch gleichzeitig hagelt es gerade zu dieser Zeit auch mehr Absagen denn je. Warum das so ist, was ihr beim Start der Hochzeitsplanung unbedingt vermeiden solltet und welches die wichtigsten ersten Schritte sind, verraten wir euch hier.

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Die zwei schlimmsten aber häufigsten Fehler, die am Beginn der Hochzeitsplanung gemacht werden: 

1. Voreiliges Festlegen eines Termins
Die meisten frisch verlobten Paare können die Hochzeit kaum erwarten und suchen sich nach dem Antrag einen Termin aus. „7.7. – das klingt doch schön! Und Sommer ist es auch! Den nehmen wir!“ – Das ist leider der schlimmste Fehler, den ihr machen könnt und wir können es gar nicht fassen, wie oft diese Vorgehensweise von anderen Hochzeitsblogs fälschlicherweise empfohlen wird! Wer sich schon beim Termin völlig einschränkt, tut sich extrem schwer bei der Hochzeitsplanung. Vor allem dann, wenn man einen beliebten Termin oder einen Termin in der Hochsaison wählt. Die meisten Dienstleister oder Locations sind dann nämlich meist schon vergeben – natürlich vor allem die beliebten. Selbiges gilt natürlich fürs Standesamt. Ihr solltet auch nicht sofort die Location buchen, bevor ihr abgecheckt habt, ob die anderen gewünschten Dienstleister an diesem Termin noch zu haben sind. Die Location ist nicht alles – vielleicht möchtet ihr eine bestimmte Hochzeitsband buchen oder ihr seid besonders anspruchsvoll, wenn es um Fotografie geht?

Klappen kann es so jedenfalls nur, wenn euer gewählter Termin noch seeeeehr weit weg ist, er in der Nebensaison (November bis April) liegt, ihr hinsichtlich Location & Co nicht so wählerisch seid oder ihr ganz großes Glück habt. Gerade „schön klingende“ Termine sind natürlich sehr beliebt und daher sind Locations und Dienstleister in der Regel da schon sehr früh ausgebucht – natürlich vor allem dann, wenn der Termin in der Hochsaison (Mai bis September) liegt.

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2. Abwarten und Tee trinken
2023 war bei den meisten Locations und Dienstleistern schon komplett ausgebucht, bevor das Jahr überhaupt angefangen hatte. Das gilt natürlich vor allem für besonders beliebte Anbieter. Solche werden teilweise sogar schon zwei Jahre im Voraus reserviert. Zahlreiche Hochzeitsgruppen auf Facebook und auch unsere Posteingänge sind im Frühjahr immer voll mit Nachrichten von verzweifelten Bräuten, die keinen Fotografen mehr bekommen, deren gewünschte Hochzeitslocation schon das ganze Jahr komplett ausgebucht ist. Die meisten Paare können es überhaupt nicht fassen, dass man für eine Hochzeit wirklich so früh dran sein muss. Aber ja – wir müssen das hier leider auch nochmals bestätigen.

Wer also 2023 mit der Hochzeitsplanung startet und genaue Vorstellungen hinsichtlich Hochzeitslocation, Fotograf, Traurednerin & Co hat, sollte das Jahr 2024 oder sogar 2025 für die Hochzeit ins Auge fassen, um bitteren Enttäuschungen und dem absoluten Vollstress zu entgehen. Aber auch wenn ein Termin 2024/25 avisiert wird, sollte keinesfalls abgewartet, sondern trotzdem schnellstmöglich mit der Planung gestartet werden, denn auch hier häufen sich die Anfragen an die beliebtesten Locations und Dienstleister teilweise bereits 1–2 Jahre vorher.

Welches sind die ersten Schritte der Hochzeitsplanung?

1. Anbieter
Schaut euch online Locations (hier findet ihr eine tolle Übersicht an tollen Hochzeitslocations) und Dienstleister an und entscheidet euch, was euch gefällt, wer davon in Frage kommt und wer nicht. Schreibt wirklich alle, die für euch von Lage & Stil her in Frage kommen, auf eine Liste – sortiert nach Kategorien. Für eine größere Erfolgschance: Versucht, jetzt noch nicht all zu wählerisch zu sein. Bei der Recherche sind auch unsere Bücher sehr hilfreich – diese bieten sich ideal für Paare an, die lieber etwas in der Hand halten, als im Internet rum zu scrollen.

2. Gäste
Sobald ihr wisst, wie viele Gäste ihr in etwa einladen wollt, könnt ihr ggf. einzelne Locations von eurer Liste streichen, die laut Auskunft nicht genügend Platz bieten.

3. Jahreszeit
Schränkt euch nicht gleich auf einen bestimmten Monat oder eine Jahreszeit ein – damit macht ihr euch die Planung nur selbst schwer! Falls ihr keinesfalls im Winter heiraten möchtet, streicht diesen ruhig von der Liste. Aber am besten lasst ihr euch zu Beginn der Planung sonst noch alle Möglichkeiten offen. Nicht vergessen: Auch im Juli oder August könnte es den ganzen Tag regnen. Jede Jahreszeit hat ihre ganz eigenen Vorteile – mehr dazu könnt ihr hier nachlesen.

4. Anfragen
Nun könnt ihr bei allen Locations, beim Standesamt und bei den Dienstleistern auf eurer Liste die freien Termine anfragen. Je größer der Zeitraum ist, den ihr den Anbietern dabei vorgebt (z.B. „März bis Oktober“), desto größer ist eure Chance auf Übereinstimmungen!

5. Aussuchen
Nun wisst ihr, wann welche Dienstleister und welche Locations noch frei wären. Jetzt ist es langsam an der Zeit, euch für die Anbieter und einen Termin zu entscheiden. Vereinbart Gespräche mit Dienstleistern, die ihr vorher noch persönlich kennenlernen möchtet und einen Besichtigungstermin in der Location. Legt ein fixes Maximalbudget für eure Hochzeit fest und fordert Angebote an um zu checken, ob die gewählten Anbieter in eurem Budget liegen.

6. Reservieren
Vielleicht habt ihr Glück und eure Favoriten sind alle am selben Termin frei. Sobald ihr euch entschieden habt, bucht diesen Termin bei allen Anbietern. Und bitte – scheißt drauf, wenn es der 28.4. statt dem 7.7. geworden ist. Es ist so viel wichtiger, dass an eurem großen Tag alles perfekt ist und ihr die Location und Dienstleister bekommt, die ihr euch wünscht, als dass das Datum gut klingt!

7. Bekanntgeben
Erst JETZT habt ihr euren Hochzeitstermin – erst jetzt solltet ihr also mit dem Versand der Save the Dates starten. Save the Dates sind vor allem dann wichtig, wenn euer Termin in der Urlaubszeit liegt – so könnt ihr sichergehen, dass eure Gäste euren Termin bei der Urlaubsplanung berücksichtigen. Das Schöne: Auch wenn die Hochzeit jetzt vielleicht sogar noch ein Jahr entfernt ist – ab jetzt könnt ihr euch zurücklehnen, denn nun ist alles organisiert und euer Termin ist nicht nur bei den Anbietern, sondern auch bei euren Gästen vermerkt. So kann quasi nichts mehr passieren. Ihr könnt euch dann zwei bis drei Monate vor der Hochzeit mit allen Dienstleistern zu den finalen Detailgesprächen treffen. Und wenn ein Save the Date verschickt wurde, dann reicht sogar der Versand der Einladungen dann.

Unser wichtigster Tipp: Je später der Hochzeitstermin, desto mehr Möglichkeiten, mehr Auswahl und weniger Stress. Außerdem habt ihr so auch noch Zeit, um vielleicht noch für das ein oder andere Special zu sparen :-)

Wir wünschen euch viel Freude bei der Hochzeitsplanung!