Erste Schritte der Hochzeitsplanung

Eure Verlobung war ein echtes Highlight, doch jetzt folgt schon der nächste Schritt: Die Hochzeitsplanung steht an und ihr fragt euch: “Wie plant man eine Hochzeit richtig?”. Damit ihr von Beginn an gut durchdacht in die Hochzeitsplanung starten könnt, gibt es von uns einen Leitfaden für eure ersten Schritte der Hochzeitsplanung.

Zeit richtig kalkulieren

Als frisch Verlobte ist der geplante Hochzeitstag, selbst wenn er noch weit entfernt ist, sehr präsent. So überlegt man beinahe täglich, wie wohl der Ablauf und der Zeitplan des Hochzeitstages am besten funktioniert. Für die Planung des Tages an sich wünscht man sich da etwas Konkretes, Handfestes. Und genau das – nämlich unterschiedlich aufgebaute Zeitpläne zur Hochzeit – haben wir in unserem Blogartikel Hochzeit – Zeitplan & Tagesablauf ausgearbeitet. Hier bekommt ihr Ideen davon, wie individuelle Zeitpläne für die Hochzeit aussehen können. Schließlich ist jedes Brautpaar und jede Hochzeit anders und kann nicht 1:1 umgelegt werden. Dennoch geben die unterschiedlichen Zeitpläne eine angenehme Orientierung, sodass ihr besser planen könnt, auch wenn vielleicht der ein oder andere Time-Slot bei eurer Hochzeit etwas verändert werden muss.

Stressfreie Hochzeitsplanung: Ein Jahr im Voraus

Grundsätzlich, und das können wir schon mal vorwegnehmen, ist es immer angenehm, wenn ihr für eure Hochzeitsplanung etwa ein oder sogar eineinhalb Jahre einplant. Ein halbes Jahr Planung ist für eine Micro-Hochzeit oder ein Elopement durchaus auch machbar; nur wenn wir von einer durchschnittlichen bis wirklich großen Hochzeit mit über hundert Gästen ausgehen, solltet ihr tatsächlich viel Zeit einberechnen.

Ein Leitfaden für die Hochzeitsplanung

Da ihr ja nun wisst, wo ihr an die Infos rund um konkrete Tagesabläufe zur Hochzeit kommt und den Timetable anhand dessen durchdenken könnt, widmen wir uns nun den konkreten Vorbereitungen zur Hochzeitsplanung:

Was müsst ihr beim Planen berücksichtigen, wann ist es Zeit, sich um die Musik und um die Blumen zu kümmern? Wer denkt an den DJ und erklärt ihm, wo er sein DJ-Set in der Location aufbauen kann? All diese und viele weitere große und kleine Punkte der Hochzeitsplanung gehen wir in diesem Blogartikel an. Wir versprechen: Wir verschaffen Durchblick und schon bald könnt ihr sehr strukturiert an eure Planung der Hochzeit herangehen. Eine gute Planung verschafft euch Verschnaufpausen, Momente zum Innehalten und zum Genießen. Denn im Grunde ist die Vorbereitung auf die eigene Hochzeit eine wunderschöne Zeit, die ihr so nicht noch einmal erleben werdet. Umso wertvoller also, wenn dank guter Hochzeitsplanung Zeit für Vorfreude auf den großen Tag bleibt.

Ein Zeitplan für eure Hochzeitsvorbereitungen: Von Monat 24 bis Monat 0 vor der Hochzeit

Bevor wir in die einzelnen Zeiträume der Planung rein starten, ein kurzer Spoiler: Ein Jahr vor der Hochzeit und dann nochmal etwa drei Monate vor eurem großen Tag werdet ihr am meisten zu tun haben. Dazwischen könnt ihr auch mal die Füße hochlegen und euch auf den Hochzeitstag freuen. Aber erstmal starten wir mit den To-dos direkt nach der Verlobung …

Noch 24-18 Monate bis zur Hochzeit

• Budget festlegen: Legt ein fixes Maximalbudget für eure Hochzeit fest. Überlegt euch eure Schmerzgrenze und denkt an ein Sicherheitspolster. In unserem Blogartikel Die 9 größten Budget-Posten eurer Hochzeit und wie ihr sparen könnt findet ihr jede Menge Tipps und Tricks zum Thema.
  
• Bestimmt rechnet ihr nun damit, dass als Nächstes die Festlegung des Termins ansteht. Falsch gedacht, denn genau das ist ein Fehler, den viele Paare machen. Sie legen sich zu voreilig auf einen Termin fest. Die meisten frisch verlobten Paare können die Hochzeit kaum erwarten und suchen sich nach dem Antrag einen Termin aus. „7.7. – das klingt doch schön! Und Sommer ist es auch! Den nehmen wir!“ Leider wird diese Vorgehensweise in vielen Hochzeitsmagazinen und Blogs immer noch empfohlen. Wir aber raten klar von einem voreiligen Festlegen des Hochzeitstermins ab. Denn wer sich schon beim Termin völlig einschränkt, tut sich schwer bei der Hochzeitsplanung. Vor allem dann, wenn man einen beliebten Termin oder einen Termin in der Hochsaison wählt. Die meisten Hochzeitsdienstleister und Hochzeitslocations sind dann nämlich meist schon vergeben – natürlich vor allem die beliebten. Selbiges gilt auch fürs Standesamt. Ihr solltet auch nicht sofort die Location buchen, bevor ihr abgecheckt habt, ob die anderen gewünschten Dienstleister an diesem Termin noch zu haben sind. Die Location ist nicht alles – vielleicht möchtet ihr eine bestimmte Hochzeitsband buchen oder ihr seid besonders anspruchsvoll, wenn es um Hochzeitsfotografie geht? Daher lautet unser nächstes To-do, statt der Terminfestlegung, erstmal:
  
• Art der Trauung festlegen: Überlegt euch gleich zu Beginn eurer Hochzeitsplanung, welche Art von Trauung ihr bevorzugt. Möchtet ihr kirchlich, standesamtlich oder frei getraut werden? Diese Entscheidung spielt nämlich später für die Locationssuche eine Rolle – wenn ihr wisst, dass ihr euch beispielsweise eine freie Trauung wünscht, sollten eure favorisierten Locations eine Möglichkeit dazu bieten.
  
• Gästeliste fixieren: Dass ihr die Gästeliste früh genug finalisiert, ist vor allem darum wichtig, weil ihr im nächsten Schritt die Kapazität der Location mitdenken müsst …
  
• Location-Recherche: Es wird spannend – was ist in der Nähe, was kommt für euch infrage? Schaut euch gemeinsam online Locations an. Hier findet ihr eine tolle Übersicht an Hochzeitslocations in Österreich.
• Location & Termin fixieren: Erst, sobald ihr die Location fixiert habt, ist es an der Zeit, den Termin festzulegen.

Noch 14-12 Monate bis zur Hochzeit

• Anbieter-Liste erstellen: Schaut euch die auf Austria Wedding gelisteten Dienstleister rund um Planung & Design, sowie Auftritt und Trauung an und überlegt gemeinsam, was euch gefällt, wer davon infrage kommt und wer nicht. Schreibt wirklich alle, die für euch von Lage und Stil her passen könnten, auf eine Liste – und sortiert nach Kategorien. Bei der Recherche sind auch unsere Austria Wedding Bücher sehr hilfreich – oft ist es angenehmer und schöner, bei der Recherche als angehendes Brautpaar etwas in der Hand zu haben, statt online herumzuscrollen. Nutzt außerdem unbedingt das große Angebot an Hochzeitsmessen in Österreich – immer anfangs des Jahres und auch nochmals im Herbst finden in ganz Österreich unsere Luft & Liebe® Hochzeitsfestivals statt. Dort könnt ihr zahlreiche Hochzeitsdienstleister an nur einem Tag kennenlernen, was euch immensen Zeit- und Recherche-Aufwand erspart.‍
• Dienstleister anfragen: Die Liste mit den Favoriten und passenden Alternativen rund um Locations, Standesamt & Co steht. Nun könnt ihr bei all diesen Dienstleistern auf eurer Liste die freien Termine anfragen. Da ihr bereits ein Budget festgelegt habt, könnt ihr die Dienstleister konkret nach Angeboten fragen. So seht ihr direkt, ob eure Favoriten mit eurem Budget matchen. Beim Anfragen solltet ihr auch den Zeitraum beachten: Je größer der Zeitraum ist, den ihr den Anbietern vorgebt (z.B. „März bis Oktober“), desto größer ist eure Chance auf Übereinstimmungen! Austria Wedding Tipp: Jeder Dienstleister ist wichtig für eure Traumhochzeit. Dennoch gibt es Branchen, die einfach immer schon viele Monate im Voraus ausgebucht sind. Daher empfehlen wir mit folgenden Dienstleister-Anfragen zu starten: Hochzeitsredner, Musik, Catering, Fotografie. Alle weiteren Dienstleister sollten dann natürlich auch a.s.a.p. angefragt und bestätigt werden.‍
• Trauzeugen anfragen: Fragt die von euch ausgewählten Personen, ob sie Zeit und Lust hätten, euch als Trauzeugen zur Seite zu stehen.

Noch 10 Monate bis zur Hochzeit

• Anbieter fixieren: Sobald ihr wisst, wann welche Dienstleister und eure gewünschten Locations frei wären, ist es an der Zeit, euch für die Anbieter und einen Termin zu entscheiden. Vereinbart Gespräche mit Dienstleistern, die ihr vorher noch persönlich kennenlernen möchtet und einen Besichtigungstermin in der Location. Vielleicht habt ihr Glück und eure Favoriten sind alle am selben Termin frei.Sobald ihr euch entschieden habt, bucht diesen Termin bei allen Anbietern. Und bitte – scheißt darauf, wenn es der 28.4. statt dem 7.7. geworden ist. Es ist so viel wichtiger, dass an eurem großen Tag alles perfekt ist und ihr die Location und Dienstleister bekommt, die ihr euch wünscht, als dass das Datum gut klingt!‍
• Inspiration holen: Holt euch Inspirationen und Informationen. Genießt es, euch schöne Hochzeitskonzepte anzusehen. Diese Inspirationen dienen euch und euren fixierten Anbietern als Basis für euer eigenes Hochzeitskonzept.‍
• Mit der Hochzeitspapeterie starten: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um mit euren Designern die Drucksachen zu fixieren. Als Erstes braucht ihr natürlich die Save-the-Date-Karten – an die wird sich eure Designerin zuerst setzen. Danach arbeiten sich Papeterie-Designer in der Regel step by step vor. Sie gestalten der Reihe nach Einladungen, Tischkärtchen & Co.‍
• Hochzeit bekanntgeben: Erst JETZT empfehlen wir, euren Hochzeitstermin bekannt zu geben. Ihr habt ihn ja schon etwas länger fixiert, aber es reicht, wenn ihr eure Save-the-Date-Karten zehn Monate vor der Hochzeit vergebt. Mit den STD-Karten könnt ihr sichergehen, dass eure Gäste euren Termin bei der Urlaubsplanung berücksichtigen. Das Schöne: Auch wenn die Hochzeit jetzt noch weit entfernt erscheint – ab jetzt könnt ihr euch vorerst zurücklehnen, denn nun ist alles Wichtige organisiert und euer Termin ist nicht nur bei den Anbietern, sondern auch bei euren Gästen vermerkt. Ihr könnt euch dann zwei bis drei Monate vor der Hochzeit mit allen Dienstleistern zu den finalen Detailgesprächen treffen. Und wenn ein Save-the-Date verschickt wurde, dann reicht sogar ein späterer Versand der Einladungen. Wer Save-the-Dates, Hochzeitseinladungen & Co in professionelle Hände geben möchte, für den haben wir zahlreiche gelistete Hochzeitspapeterie-Designer auf unserer Plattform.

Noch 8 Monate bis zur Hochzeit

• Hochzeitsoutfit recherchieren: Holt euch Inspirationen zum Hochzeitskleid bzw. zum Hochzeitsanzug, vereinbart Termine und kalkuliert auch unbedingt Änderungsarbeiten sowie Lieferzeiten von Hochzeitsoutfits (oft bis zu 3 Monate!) ein.
• ‍Einladungen erstellen lassen: Die Designerin, die euch eure Save-the-Dates erstellt hat, kann ganz unkompliziert auch eure Einladungen im selben Design gestalten. Sprecht euch mit ihr ab und definiert, was alles in die Einladungskarte aufgenommen werden soll.
  
  

Noch 6-3 Monate bis zur Hochzeit

• Einladungskarten versenden: Habt ihr bereits Save-the-Date-Karten verteilt, eilt der Versand der Einladungskarten noch nicht so; doch spätestens drei Monate vor der Hochzeit sollten die Einladungen bei euren Gästen eintrudeln.‍
• Gästeliste aktualisieren: Adaptiert die Gästeliste. Wer kann kommen, wer hat abgesagt?
• ‍Tanzschritte, Choreo oder Flashmob einüben: Ihr wollt euren Gästen auf der Tanzfläche etwas bieten? Jetzt ist die Zeit, um zu üben. ‍
• Gastgeschenke mitdenken: Gebt die Organisation der Gastgeschenke an eure Trauzeugin ab oder lasst eure Floristin kreativ werden. ‍
• Blick auf das Hochzeitsbudget: Diese Liste solltet ihr nie aus den Augen verlieren und jeden Posten fein säuberlich ergänzen und ggf. adaptieren. ‍
• Dokumente-Check: Überprüft die Gültigkeit eures Passes. Erkundigt euch zudem über die erforderlichen Dokumente beim Standesamt, meist wird auch eine Geburtsurkunde benötigt. ‍
• Füße hochlegen: Genau jetzt ist der Zeitpunkt, an dem die Personen in eurem Umfeld anfangen zu fragen, wie es denn mit den Hochzeitsvorbereitungen läuft. Statt bei der Frage in Panik zu verfallen, könnt ihr – dank guter Planung – mit “Super gut!” antworten und wieder gemütlich die Füße hochlegen. Bis es dann ein, zwei Monate vor der Hochzeit nochmal rund geht …

Noch 3-1 Monate bis zur Hochzeit

• Papeterie für den Hochzeitstag: Jetzt bestellt ihr bei eurer Designerin des Vertrauens die restliche Papeterie, wie etwa Menükarten, Namenskärtchen, Programmhefte und so weiter. Natürlich wieder im einheitlichen Design wie die Save-the-Date-Karten und eure Einladungen.
  
• Blumen fixieren: Eurer Floristin habt ihr ja bereits den Auftrag zugesagt, ihr habt vermutlich auch anhand des Angebots den Rahmen abgesteckt. Nun wirds aber konkret: Welche Blumen sollen es für die Tische, den Empfang, für die Blumenmädchen und für die Brautfrisur werden?
  
• Hochzeitstorte: Final Call mit eurer Konditorin. Wie soll die Torte aussehen, wie soll sie schmecken?
  
• Absprache mit dem Zeremonienmeister: Fragt euren Schwiegervater oder euren besten Freund, ob er den Ablauf der Feier am Tag der Hochzeit koordiniert. Oft ist der Zeremonienmeister auch der Trauzeuge. Falls ihr eine Hochzeitsplanerin habt, übernimmt selbstverständlich sie diesen Job. ‍
• Treff mit dem Pfarrer/Trauredner/Standesbeamten: Brauchen die Leiter der Zeremonie noch etwas von euch? Unterlagen oder Informationen? Besprecht nochmal den Ablauf der Zeremonie.‍
• Eheringe & Schmuck: Ab zum Schmuckgeschäft eures Vertrauens. Lasst euch Zeit bei der Auswahl eurer Trauringe. Vergesst nicht auf eine Gravur, falls ihr euch das wünscht. Und der passende Brautschmuck gehört natürlich auch dazu.‍

Noch 4 Wochen bis zur Hochzeit

• Gespräche mit dem Partner: Ja, das ist uns tatsächlich ein paar Zeilen wert. Denn gerade im letzten Monat vor der Hochzeit wird es gerne nochmal hektisch. Nehmt euch Zeit für wichtige Absprachen und gute Gespräche: Welchen Nachnamen wollt ihr tragen? Freut ihr euch schon auf die Flitterwochen? Spekuliert gemeinsam, ob es wohl auch Überraschungsmomente aka Hochzeitseinlagen auf der Hochzeit geben wird – und versucht trotz Hektik und To-dos das Wesentliche – euch als Paar – nicht aus den Augen zu verlieren.
  
• Die letzten Fits stehen an: Holt die Trauringe ab und probiert die Passform. Probiert gegebenenfalls das Menü (Probeessen) in der Location und erinnert nochmal an Sonderwünsche (Allergien). Testet die Brautfrisur beim Probetermin und denkt dabei auch an das Braut-Make-up.
  
• Reminder an die Gäste: Habt ihr von manchen Gästen noch nichts gehört? Dann holt euch eine direkte Rückmeldung per Anruf ab.
  
• Sitzordnung: Legt die Plätze eurer Hochzeitsgäste fest und gebt die Informationen weiter an eure Designerin. Sie kann dann den Sitzplan drucken lassen.
  
• Checkt den Zeitplan zur Hochzeit: Für welchen Zeitplan ihr euch auch entschieden habt, geht den Tagesplan samt Uhrzeiten nochmal in Ruhe mit euren Trauzeugen durch und achtet darauf, dass er realistisch getimet ist.
  
• Hochzeitsrede: Hält jemand eine Rede? Möchtet ihr dazu Anhaltspunkte liefern? Oder habt ihr selbst vor, etwas zu sagen. Dann bereitet euch Stichwortkarten (im Hochzeitsdesign) vor.
  
• Blumenkinder, Geschenketisch, Tascheninhalt der Braut: Oft sind es die unscheinbaren Dinge, auf die man schnell vergisst. Lasst eure Trauzeugen oder eure besten Freunde eine Liste machen mit Dingen, die “obviosly not that obviosly” sind. Und dann kümmert nicht ihr euch um die Orga dieser Sachen, sondern eure Friends.

Am Tag der Hochzeit

• Aufstehen, Frühstücken: erstmal Kaffee und Croissants! Frühstückt gut und in Ruhe. Genießt den Moment, bevor das Getting Ready beginnt.
  
• Getting Ready: Alle da, alle gut drauf? Dann kann es losgehen. Frisörin, Fotograf und Trauzeugen verrichten ihre Werke und ihr als Brautpaar könnt langsam aber sicher alles rund um euch geschehen lassen, denn nun ist es Zeit, euch ganz auf euren Tag der Liebe einzulassen und euch einfach nur mehr zu freuen! ‍
• Eure letzte Aufgabe am Tag eurer Hochzeit ist daher in vier Worten wunderbar einfach umschrieben: Küssen, Lachen, Party machen!